Jesus

Todo inició en el mes de Noviembre del 2018, con la solicitud de mi Cuñada que vive en Kuala Lumpur, de querer hacer una fiesta de aniversario de bodas en la ciudad de Armenia, utilizando una finca cafetera para por lo menos unas 100 personas.

La verdad la elección de Catalina Lezama para organizar los 10 años de matrimonio de mi cuñada Catalina y Kevin, fue un proceso que duro algunos meses.

Catalina Lezama (de ahora en adelante la llamaré Catalezama), era una de cuatro (4) opciones de planeadores de bodas que de una u otra forma pude conseguir por medio de la página web www.matrimonio.com.co. Cada uno de los proveedores le di la misma información de manera que luego cuando yo pudiera revisar las cotizaciones, tener una referencia adecuada para poder compararlos.

Me causó mucha curiosidad que los otros proveedores estaban muy preocupados por mi presupuesto, en vez de seguir los requerimientos que había considerado para la fiesta. Y cometí el error con uno de ellos de darle mi presupuesto. Grave error.

El proveedor No.1, entregó una oferta con la cantidad exacta que yo le había dicho que tenía como presupuesto y cuando le solicité un desgloce de los costos de  cada uno de los ítem de la fiesta su respuesta fue que no me preocupara que todo estaba incluido, la música el trago y el lugar que yo desidiese.

El proveedor No.2, no tomó en cuenta mis requerimientos de la fiesta y  requería que diligenciara un formato que ellos tenían ya previsto para esta clase de eventos, yo completé el formato, pero finalmente hubo mucho retraso en las comunicaciones con dicho proveedor y no contestaba mis correos.

El proveedor No.3, fue muy responsable con la información que solicité, pero lamentablemente no era flexible con el sitio en donde realizar el evento, éste proveedor tenía solo dos (2) locaciones una finca propia o un salón en un Hotel de Armenia.

El proveedor No.2  tuvimos que descartarlo, debido que no mantuvo una comunicación adecuada conmigo. Innegablemente el proveedor No.1 se ajustaba muy bien al presupuesto, pero debido a la falta de seriedad en entregar los detalles de los gastos de la fiesta, me preocupaba que al final no tener el detalle adecuado de cada uno de los costos de la fiesta, no pudiera controlar que tipo de proveedor de comida, sonido, finca y demás, a ser contratados cumplirían con mis expectativas para la fiesta, por lo que decidimos descartarlo.

El proveedor No.3 tenía un presupuesto que se ajustaba muy bien a los requerimientos de evento que teníamos planeado, y en general era un proveedor para tomar en cuenta.

CataLezama, entregó una propuesta ajustada a nuestros requerimientos (inicialmente), pero además solicitó una reunión para incluir algunos ítems que nosotros no habíamos considerado en el evento que estábamos programando como por ejemplo:

• El ubicar un hotel cerca del evento para los invitados.


• La contratación de buses para buscar a los invitados en el aeropuerto llevarlos al hotel.


• El transporte de los invitados del hotel a la finca y luego retornarlos al hotel el día de evento.


• Debido que era una fiesta destino, había invitados de varias extranjeros, por lo que se planearon visitas a sitios turísticos antes del día de la fiesta para todo el grupo de manera de integrarlo y que todos se conocieran en el momento de la fiesta.


• La contratación del personal para maquillar y peinar a las mujeres que estarían en la finca.


• La previsión de alquilar plantas eléctricas en caso que hubiera alguna falla de electricidad y mantener la fiesta sin problemas de luz.


• La previsión de alquilar baños portátiles, ya que la en caso que la finca seleccionada no tuviese capacidad suficiente de baterías de baños para 100 invitados.


• Que tan lejos quedaba la finca de un centro poblado, ya que de eso depende los costos de transporte de equipos así como de los invitados.


• Requerimientos especiales de Menu (niños, vegetariano, vegano, etc).


• Condiciones especiales para personas discapacitadas o de edad avanzada, etc.

En fin considerando todas las preguntas y pendientes definidos por CataLezama, nos dimos cuenta que el presupuesto dependía mucho de la elección de la finca donde sería la fiesta, es por ello que finalmente decidí viajar de Bogotá a Armenia para conocer a CataLezama y ver las opciones de finca que ella había previsto, según nuestros requerimientos.

Luego de tomar todo un día visitando varias fincas, finalmente consideramos que la Finca mas adecuada para la realización del evento era la Finca Hotel el Delirio, ubicada cerca de Montenegro, con capacidad para 20 personas, administrada por Claudia Giraldo. Y el hotel adecuado para los invitados era el Hotel Los Arrayanes, a 100m de la Finca el Delirio.

Luego de elegida la finca, las preguntas pendientes por definición del presupuesto fueron cerradas, y CataLezama entregó el presupuesto. Luego de compararlo nos dimos cuenta que excedía en mas de un 30% el presupuesto mas económico y excedía en un 20% nuestro presupuesto inicial, pero aprendimos que y nos dimos cuenta que una fiesta no solo es un presupuesto y el singular “Allí esta todo no se preocupe”. La verdad es mucho lo que se debe trabajar antes de poder llegar a un presupuesto que cumpla todos los requerimientos.

Dentro del tiempo de elección de la finca, CataLezama, nos envió los requerimientos de música para la fiesta, tipo de música, si queríamos un grupo que cantara en vivo, opciones de Show en la fiesta y demás amenidades. Todo fue acordado en función de los requerimiento de mi Cuñada Catalina y su esposo Kevin.  Solo estaba pendiente, definir la comida principal, Catalina quería una “Mamona” para así enseñarle a sus amigos extranjeros la comida típica del llano, CataLezama nos díó dos (2) opciones de proveedor de carnes en Armenia uno de la Mamona y otro era un Rodizio (no era típico llanera pero era una opción), nuevamente se demostró la experiencia y la recomendación de CataLezama, el proveedor de “Mamona” se le informó la fecha de la prueba de menú al igual que el proveedor de “Rodizio”, sólo el proveedor de Rodizio cumplió sin inconvenientes con la cita para la prueba de Menu mientras que el proveedor de “Mamona” finalmente canceló. Por lo que elegimos la “El Rodizio”.

Finalmente se realizó un contrato con los detalles de los requerimientos del evento y costo total del mismo, donde se incluía la contratación de los siguientes servicios:

1. Sillas mesas rectangulares y decoración.


2. Picada típica de entrada.


3. Plato Principal Rodizio.


4. Variedad de Postres pequeños.


5. Bebidas Alcohólicas, Ron y Aguardiente.


6. Hielo y gaseosa, para toda la noche.


7. DJ y sonido de 5pm a 1pm.


8. Un conjunto de música en vivo con 2 salidas de 10 canciones.


9. Servicio a Mesa de 5pm a 1pm.


10. Bus para buscar los invitados al hotel y llevarlos a la 1pm.


11. Servicio de 2 personas para maquillaje y peinado de 5 mujeres.


12. Bolsa de Regalo especial para los invitados extranjeros con amenidades de Colombia.

La semana del evento, muchas personas cancelaron, o tuvieron problemas con los vuelos internacionales, por lo que de 100 invitados finalmente confirmaron 60 personas. Esto era un cambio grande a lo contratado. Le explicamos la situación a Catalezama, pero ya habíamos realizado un contrato y ella ya había realizado varios pagos con el programa de 100 personas. Finalmente CataLezama, considerando nuestro cambio, agregó cosas adicionales a lo que habíamos previsto, para compensar la baja de invitados como fue:

1. La contratación de un show de música antioqueña con baile del machete (similar al del parque del Café, con los mismos artistas).


2. Pareja de bailarines para la Hora Loca y animación bailando con los invitados.


3. Las mesas estándar, fueron cambiadas por mesas que el centro tenían una hielera empotrada a la mesa llena de cervezas con hielo (fue la sensación de los hombres en la reunión, todos querían una para su casa).


4. Se incluyó dentro de las bebidas alcohólicas Whisky el cual no estaba previsto así como vino tinto y blanco para la cena.


5. De 100 cervezas se incrementaron a 150 cervezas.


6. Cambio de una carpa blanca a una transparente.

El fiesta fue un éxito total, pero viendo de manera objetiva el éxito fue el resultado de una planificación muy detallada, así como una selección muy objetiva de cada uno de los proveedores del evento, todos coordinados por CataLezama.

Decoración: Es el fuerte de CataLezama, como se puede ver en las fotos de CataLezama del evento, la decoración fue sensacional, muy verde pocas flores, pero te sentías en un jardín con el marco del paisaje cafetero, muchas luces y velas que daban un ambiente muy mágico.

DJ Sonido: Equipo muy profesional, llevaron equipos de marca “High End” con un sonido muy nítido, como un buen amigo músico me dice, se escuchaba bonito, no duro que es lo mas importante. Excelente sonido y equipo muy dispuesto a colaborar en todo.

Banda en Vivo: Colocaron música muy variada que le encantó a los invitado, lo hicieron bien.

Piquete de entrada: muy variado con desde el chicharron a esas galletas naranjas que nno supimos que eran pero eran delisiosas, acompañadas de agua de panela con limon, para los extranjero fue algo muy exótico, incluyendo los postres con café. ¡Excelente!

Cena Principal “El Rodizio”: Fue la sensación de la noche no hubo invitado que no hablara de la comida, el equipo del Rodizio llevó mas de 15 personas, que volvieron el momento de la cena en parte de un Show, la cantidad de carne era infinita y no se acababa, los contornos con las ensaladas y el ceviche de mango dieron mucho que hablar, hasta los vegetarianos de la familia comieron carne… Definitivamente fue el mejor de los cambios que se realizaron en la planificación.

Bebidas Alcóholicas: Estuvieron disponible toda la noche nunca se terminaron, el cálculo de la cantidad de trago estuve perfecto y las botellas que quedaron fueron entregadas.

Transporte de Invitados: Fueron serviciales y muy respetuosos con los invitados realizando varios viajes para que todos pudieran llegar así como salir de la fiesta.

Entiendo que he sido muy extenso pero no es posible escribir en cuatro líneas todas las impresiones de la realización de este tipo de evento… y como uno de nuestros amigos invitados dijo al día siguiente de la fiesta en el desayuno “Lo único malo de la fiesta es que se terminó…”